Trong môi trường kinh doanh ngày nay, việc đo lường hiệu quả và tiến độ của các hoạt động là rất quan trọng. Để làm điều này, người ta thường sử dụng chỉ số KPI (Key Performance Indicator) - một công cụ quản lý hiệu quả được sử dụng rộng rãi để đánh giá sự thành công và định hướng cho những nỗ lực của doanh nghiệp.
Bài viết này sẽ tập trung vào việc giải thích KPI là gì, cách tính toán chúng và cách triển khai một cách hiệu quả.
1. Chỉ số KPI là gì?
Chỉ số KPI là một số liệu đo lường hoặc tiêu chí chính được xác định để đánh giá mức độ đạt được của một mục tiêu hoặc mục tiêu chiến lược quan trọng trong doanh nghiệp. Chỉ số KPI cho nhân viên được thiết kế để cung cấp thông tin cụ thể và định hướng cho việc đánh giá hiệu suất và đo lường tiến độ. Chúng giúp các nhà quản lý hiểu rõ hơn về tình hình hoạt động của doanh nghiệp và thúc đẩy những điều cần thiết để đạt được mục tiêu.
Một KPI hiệu quả cần phải đáp ứng ba yếu tố chính:
- Đo lường được: KPI phải có thể đo lường một cách đáng tin cậy và chính xác. Nó không nên dựa trên dữ liệu không rõ ràng hoặc khó khăn để thu thập.
- Liên quan đến mục tiêu chiến lược: KPI cần phản ánh mục tiêu chiến lược của tổ chức, điều này giúp đảm bảo rằng hoạt động theo KPI sẽ hỗ trợ đạt được kết quả mà doanh nghiệp muốn đạt được.
- Có thể thay đổi: KPI cần được điều chỉnh và thay đổi khi cần thiết. Doanh nghiệp phải linh hoạt trong việc thay đổi các KPI để đảm bảo rằng chúng vẫn phù hợp với sự phát triển và mục tiêu của tổ chức.
2. Cách tính KPI
2.1 Cách tính KPI cơ bản cho các phòng ban
- KPI về doanh thu cho mỗi nhân viên = Doanh thu / số lượng nhân viên
- KPI về lợi nhuận cho mỗi nhân viên = Tổng lợi nhuận / số lượng nhân viên
Đây là 2 cách tính KPI thường áp dụng nhất cho bộ phân kinh doanh, bán hàng, sale
- Tỷ lệ hoàn thành công việc trung bình = Tổng thời gian hoàn thành cùng một công việc (trên quy chuẩn thời gian đã đặt) / số lần thực hiện
- KPI về kết quả công việc = Tổng kết quả cần đạt/ số lượng nhân viên
>>> Xem thêm: Mẫu KPI cho nhân viên Sale chuẩn nhất
2.2 Cách tính KPI cho nhân viên theo trọng số
Khi bạn sử dụng cách tính KPI cho nhân viên theo trọng số thì cần phải xác định được tầm quan trọng của mỗi nhiệm vụ công việc. Mỗi nhân viên có thể đảm nhiệm nhiều mục việc khác nhau, song không phải đầu việc nào cũng đóng góp giá trị như nhau. Chính vì vậy, việc gán các trọng số cũng có sự khác nhau từ cao đến thấp tương ứng với công việc quan trọng và ít quan trọng hơn.
Về cơ bản, các công việc có thể chia thành 3 nhóm chính gồm:
- Nhóm A: Công việc cần nhiều thời gian để thực hiện, ảnh hưởng lớn đến mục tiêu chung của phòng, ban hoặc cả công ty.
- Nhóm B: Việc làm tốn ít thời gian hơn nhóm A, ảnh hưởng nhiều đến mục tiêu chung. Hoặc việc tốn nhiều thời gian nhưng ảnh hưởng ít đến mục tiêu chung.
- Nhóm C: Các việc làm tốn ít thời gian và ít ảnh hưởng đến mục tiêu chung.
>>> Cần biết: Làm thế nào để quản trị mục tiêu và phương pháp áp dụng
2.3 Cách tính KPI nhân viên theo hiệu suất, giai đoạn
Cách tính KPI cho nhân viên theo hiệu suất, giai đoạn là phương pháp được nhiều doanh nghiệp hiện nay lựa chọn. Đây là phương pháp tăng năng suất trong doanh nghiệp để đo lường được đánh giá là khách quan, rõ ràng và có tính minh bạch.
Cách tính KPI cho nhân viên theo hiệu suất được áp dụng theo công thức:
- Tính hiệu suất KPI thành phần = (kết quả thực tế/Mục tiêu) * Trọng số
- Tính hiệu suất KPI tổng = Hiệu suất KPI thành phần 1 + Hiệu suất KPI thành phần 2+…
3. Cách triển khai KPI hiệu quả
Triển khai KPI hiệu quả yêu cầu quy trình cụ thể và đáng tin cậy. Dưới đây là một số bước quan trọng để triển khai KPI hiệu quả:
- Bước 1: Xác định mục tiêu và mục tiêu chiến lược: Đầu tiên, xác định rõ mục tiêu của doanh nghiệp và mục tiêu chiến lược mà KPI sẽ đo lường.
- Bước 2: Xác định các KPI chính: Xác định những KPI chính liên quan trực tiếp đến mục tiêu và mục tiêu chiến lược. Tránh quá tải KPI, tập trung vào những chỉ số quan trọng nhất.
- Bước 3: Thiết lập hệ thống đo lường: Xác định cách thu thập dữ liệu cần thiết để tính toán KPI và xây dựng hệ thống để đo lường dữ liệu này một cách chính xác và liên tục.
- Bước 4: Xác định ngưỡng và mục tiêu: Xác định ngưỡng và mục tiêu mong muốn cho từng KPI. Điều này giúp đo lường mức độ tiến bộ và đánh giá liệu mục tiêu đã đạt được hay chưa.
- Bước 5: Theo dõi và đánh giá: Theo dõi KPI theo thời gian và thường xuyên đánh giá kết quả. Nếu cần thiết, điều chỉnh các KPI để phù hợp với tình hình kinh doanh và mục tiêu.
- Bước 6: Ứng dụng đối với nhóm làm việc: Đảm bảo rằng thông tin về KPI được chia sẻ và hiểu rõ trong tổ chức. Mỗi nhóm làm việc cần biết và hiểu vai trò của họ trong việc đạt được KPI.
>>> Tham khảo: Phần mềm quản lý KPI được nhiều doanh nghiệp sử dụng
Chỉ số KPI là một công cụ hữu ích giúp doanh nghiệp đo lường và đánh giá hiệu quả của hoạt động và tiến độ đạt được mục tiêu. Tuy nhiên, để KPI thực sự hữu ích và hiệu quả, chúng phải được xây dựng và triển khai một cách đáng tin cậy và chính xác. Việc xác định mục tiêu rõ ràng, chọn lọc KPI quan trọng và theo dõi chặt chẽ sẽ giúp doanh nghiệp có cách tính hiệu suất làm việc đúng cho nhân viên đồng thời đạt được thành công trong việc đo lường hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
>>> Xem tin liên quan:
