1. Quy định của pháp luật về lưu trữ đóng vai trò gì?
Quy định của pháp luật về lưu trữ là yếu tố quan trọng trong việc đảm bảo tính toàn vẹn, bảo mật và tiện lợi của quá trình lưu trữ thông tin. Các quy định về luật lưu trữ mới nhất giúp các doanh nghiệp và cơ quan nhà nước tuân thủ các quy tắc và quy trình đảm bảo tính toàn vẹn của thông tin, tránh mất mát hoặc hư hại thông tin của mình.
Theo thông tư 01 về thể thức văn bản, để đảm bảo tính pháp lý và bảo vệ quyền lợi cho các bên liên quan, pháp luật đã đưa ra một số quy định về lưu trữ văn thư. Dưới đây là một số quy định về lưu trữ văn thư được áp dụng tại Việt Nam.
2.1. Công tác lưu trữ văn bản đi và văn bản đến
Theo Nghị định số 26/2016/NĐ-CP của Chính phủ, các cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp và các tổ chức, cá nhân khác có nghĩa vụ lưu giữ văn bản đi và đến trong suốt thời gian làm việc của đơn vị. Các văn bản này phải được sắp xếp, lưu giữ đầy đủ, rõ ràng, có thể truy xuất và sử dụng được khi cần thiết.
2.2. Thực hiện lưu trữ hồ sơ văn bản pháp luật
Theo Luật Văn bản Pháp luật năm 2015 quy định của pháp luật về lưu trữ, các cơ quan nhà nước và các tổ chức, cá nhân có trách nhiệm lưu trữ hồ sơ văn bản pháp luật mà mình sản xuất, cung cấp hoặc nhận trong thời hạn lưu trữ hồ sơ của doanh nghiệp. Hồ sơ văn bản pháp luật phải được bảo quản đầy đủ, rõ ràng, có thể truy xuất và sử dụng được khi cần thiết.
2.3. Quy định công tác lưu trữ hồ sơ hành chính
Theo Luật Hành chính năm 2015, các cơ quan nhà nước và các tổ chức, cá nhân có trách nhiệm lưu trữ hồ sơ hành chính trong suốt thời gian xử lý và giải quyết hồ sơ, và trong thời gian quy định về lưu trữ hồ sơ sau khi hoàn thành. Hồ sơ hành chính phải được bảo quản đầy đủ, rõ ràng, có thể truy xuất và sử dụng được khi cần thiết.
Quy định về lưu trữ văn bản điện tử trong Nghị định số 78/2016/NĐ-CP của Chính phủ, nghị định quy định rằng các cơ quan nhà nước phải lưu trữ và quản lý văn bản điện tử trong thời gian tối thiểu là 10 năm. Các cơ quan nhà nước có thể sử dụng các giải pháp công nghệ để lưu trữ và quản lý văn bản điện tử theo đúng quy định.
3. Các vấn đề liên quan quy định của pháp luật về lưu trữ
Các vấn đề liên quan quy định cơ bản về lưu trữ văn thư theo thể thức 01, cần lưu ý một số điểm quan trọng dưới đây để đảm bảo tính pháp lý và bảo vệ quyền lợi cho các bên liên quan.
>>> Đọc thêm: Thông tư 01 về thể thức văn bản còn hiệu lực không? Và các quy định cần nắm rõ
3.1. Đảm bảo tính toàn vẹn và bảo mật của văn thư
Các văn thư cần phải được lưu trữ đầy đủ và rõ ràng để có thể truy xuất được trong thời gian lưu trữ. Đồng thời, cần đảm bảo tính toàn vẹn và bảo mật của văn thư để tránh mất mát hoặc lộ thông tin quan trọng.
3.2. Xác định thời gian lưu trữ đúng quy định
Các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp cần xác định thời gian lưu trữ đúng quy định để tránh vi phạm pháp luật. Nếu văn thư được lưu trữ quá thời gian quy định của pháp luật về lưu trữ hoặc không được lưu trữ đủ thời gian, có thể bị phạt hoặc đối mặt với hậu quả pháp lý khác.
3.3. Cung cấp thông tin quan trọng chính xác
Các văn thư cần chứa đầy đủ các thông tin cần thiết để có thể giải quyết các tranh chấp và bảo vệ quyền lợi cho các bên liên quan. Nếu thiếu thông tin quan trọng, văn thư có thể không được công nhận hoặc bị từ chối.
3.4. Đảm bảo tính khách quan và chính xác của văn thư
Các văn thư cần phải được lưu trữ theo thứ tự thời gian và đảm bảo tính khách quan và chính xác. Nếu không đúng thứ tự hoặc bị thay đổi thông tin, văn thư có thể không được công nhận hoặc bị từ chối.
3.5. Sử dụng công nghệ thông tin để quản lý văn thư
Theo quy định của pháp luật về lưu trữ, các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp có thể sử dụng công nghệ thông tin để quản lý văn thư một cách hiệu quả. Điều này sẽ giúp tiết kiệm thời gian, tăng tính chính xác và đảm bảo tính toàn vẹn và bảo mật của văn thư.
>>> Tìm hiểu thêm: Luật lưu trữ mới nhất và các vấn đề liên quan đến công tác văn thư mang tính pháp luật
Đọc thêm bài viết liên quan:
- https://chuyendoisodoanhnghiepcodx.hashnode.dev/tai-sao-quy-dinh-cua-phap-luat-ve-luu-tru-co-vai-tro-quan-trong
- https://chuyendoisocodx.weebly.com/tin-tuc/tong-hop-quy-dinh-cua-phap-luat-ve-luu-tru-moi-nhat
- https://sohoadoanhnghiep.webflow.io/posts/quy-dinh-cua-phap-luat-ve-luu-tru-co-y-nghia-quan-trong-voi-doanh-nghiep
- https://phanmemcodx.wixsite.com/chuyendoiso/post/quy-dinh-cua-phap-luat-ve-luu-tru-co-tam-quan-trong-la-gi
- https://chuyendoisodoanhnghiepviet.blogspot.com/2023/04/quy-dinh-cua-phap-luat-ve-luu-tru-ho-so-quan-trong.html
