Chữ ký nháy trong văn bản hành chính thường được sử dụng để kiểm tra tính chính xác của nội dung, định dạng, kỹ thuật trình bày và thủ tục của tài liệu. Vậy có bao nhiêu loại chữ ký và trách nhiệm của người ký là gì? Tìm hiểu dưới đây!
1. Chữ ký nháy trong văn bản hành chính, hợp đồng là gì?
Chữ ký nháy hợp đồng, còn được gọi là từ viết tắt, là chữ ký của người chịu trách nhiệm xác định tài liệu trước khi gửi cho người ký chính thức và đã kiểm tra tài liệu về nội dung, nhận dạng, danh tính, định dạng, kỹ thuật kết xuất và thủ tục.
Ký nháy đơn là một chữ ký ở cuối dòng văn bản hoặc ở cuối đoạn văn, cũng như nhiều dấu nháy đơn được đặt ở cuối văn bản và ở cuối mỗi trang văn bản. Đối với văn bản hành chính, chữ ký nháy mắt còn được đặt bên cạnh chữ “Nơi nhận” ở phần ghi tên đơn vị nhận văn bản.
Người ký không ký đầy đủ như chữ ký thông thường mà chỉ ký vào những chỗ cần ký.
2. Có bao nhiêu chữ ký nhấp nháy? Công dụng của từng loại là gì?
2.1. Chữ ký dưới mỗi trang
Chữ ký nháy trong văn bản hành chính này xác minh tính toàn vẹn của tài liệu, và người ký ký tất cả các tài liệu mà mình soạn thảo hoặc kiểm tra và xem xét. Chữ ký nhấp nháy ở cuối mỗi trang giống như một con dấu xuyên biên giới.
Đối với các tài liệu nhiều trang, chữ ký trên mỗi trang của tài liệu chứng thực tính xác thực của tài liệu. Người biên tập hay phản biện tránh bị kẻ xấu tráo đổi, thêm bớt gì đó trong trang tài liệu.
Xem thêm:
2.2. Nội dung dòng cuối cùng của chữ ký văn bản
Chữ ký nháy này thuộc về một trình soạn thảo văn bản. Người soạn thảo văn bản soạn thảo nội dung.
2.3. Chữ ký trên phần chức danh tại nơi nhận hoặc của người được ủy quyền
Chữ ký nhấp nháy trong tiêu đề Người được ủy quyền là chữ ký của người xem xét tài liệu, kiểm tra lỗi chính tả hoặc kiểm tra nội dung trước khi gửi cho Người được ủy quyền để ký chính thức.
3. Trách nhiệm của người ký nháy và giá trị của chữ ký nháy trong văn bản hành chính
Chữ ký nháy trong văn bản hành chính có giá trị xác nhận của cá nhân đã kiểm tra văn bản hoặc của cá nhân xác nhận rằng người đọc văn bản đã đọc toàn bộ nội dung của văn bản trên các trang mà người đó ký.
Người ký phải chịu trách nhiệm về nội dung văn bản đã ký trước khi trình lãnh đạo ký chính thức.
4. Hướng dẫn ký nháy đúng chuẩn theo Nghị Định-Luật 30/2020 của chính phủ
Không giống như ký nháy đơn, chữ ký chính thức là chữ ký hợp lệ xác nhận nội dung của toàn bộ tài liệu, dưới tiêu đề hoặc danh tính của người ký tài liệu. Chữ ký trên văn bản phải ghi rõ họ tên hoặc đóng dấu họ tên, chức danh và đóng dấu đơn vị.
Cụ thể, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về thủ tục giấy tờ quy định thể thức ký, đóng dấu văn bản như sau:
4.1. Cách ký nháy chi tiết
Chữ ký nháy trong văn bản hành chính của người được ủy quyền là chữ ký của người được ủy quyền trên văn bản giấy hoặc chữ ký số của người được ủy quyền trên văn bản điện tử.
Các quyền của bên ký kết được lập thành văn bản như sau:
- Đối với chữ ký tập thể phải ghi chữ viết tắt “TM”. Trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức.
- Nếu phân công bên phải thủ trưởng thì phải viết tắt chữ “Q”. Trước chức vụ người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
- Nếu ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì phải ghi chữ viết tắt “KT”. trước vị trí của người đứng đầu. Người phụ trách, quản lý cấp phó thì xử lý theo hình thức ký thay cấp phó.
- Trường hợp ký thừa phải ghi chữ viết tắt “TL”. Trước chức vụ người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
- Trường hợp được ủy quyền ký phải ghi chữ viết tắt “TUQ”. Trước chức vụ người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
Xem thêm: Cách tạo chữ ký điện tử
4.2. Lưu ý gì khi ký chữ ký nháy trong văn bản hành chính
- Đối với văn bản hành chính, không ghi học hàm, học vị và các danh hiệu vinh dự khác trước họ và tên của người ký.
- Các văn bản của lực lượng vũ trang nhân dân, giáo dục, y tế, khoa học do người đứng đầu cơ quan quản lý viết trước tên người ký có quân hàm, học vấn, giáo dục. các ban ngành, lĩnh vực.
Tìm hiểu thêm bài viết liên quan khác cùng chủ đề:
