Tiêu chuẩn chọn kho lưu trữ tài liệu là gì?
Kho chứa tài liệu không cần to, đủ để lưu trữ hồ sơ trong 5-10 năm. Nhưng kho lưu trữ tài liệu phải đáp ứng những tiêu chí:
- Phải thông thoáng, sạch sẽ, không ẩm thấp
- Môi trường bảo quản tối ưu có dải nhiệt độ ~20 độ C, độ ẩm 50%
- Không có nguy cơ bị ngập giả dụ có lũ lụt xảy ra
- Đảm bảo hạn chế xa các con vật (chuột, mối, mọt,…)
- Phải có những tủ/kệ/thùng carton để đựng tài liệu
- Có tem phân loại cụ thể
Đối với những mẫu tài liệu hết sức quan trọng, tài liệu sử dụng thường xuyên, hoặc tài liệu trong năm thì sẽ để lại tại văn phòng. Còn những tài liệu của nhiều năm trước, ít dùng thì gửi chúng vào kho lưu trữ dữ liệu doanh nghiệp hoặc của bên cung ứng dịch vụ.
>>> Tìm hiểu ngay: Kho lưu trữ tài liệu CoDX
Tài liệu điện tử có cần kho không?
Câu giải đáp là có nhé. Bởi ngày nay, mọi thứ đều đang hướng đến môi trường số. Các tài liệu quan yếu của công ty như hoá đơn, hợp đồng, sao kê ngân hàng,… đang dần chuyển sang dạng điện tử tích hợp vào những phần mềm văn phòng điện tử.
Các kho lưu trữ tài liệu điện tử sẽ giúp những tổ chức hoàn thiện bước chuyển đổi số, môi trường làm việc số, đặc biệt khi chuyển đổi số là bắt buộc buộc phải thực hiện hiện nay.
Ta hình dung ví như một doanh nghiệp có đầy đủ các phương tiện số (từ điều hành công việc, trật tự tự động tới ký điện tử, ký số,…) nhưng lại thiếu một hệ thống lưu trữ dữ liệu cho doanh nghiệp chuyên biệt sẽ giống như thiếu những tủ lưu trữ, kho lưu trữ tài liệu, thủ tục giấy.
Hệ quả có thể nhìn thấy rõ là tài liệu lưu trữ rời rạc, không hợp nhất, dễ thất lạc, ăn trộm, gây khó khăn trong quản lý/tìm kiếm/truy xuất/thanh tra/kiểm tra.
Sử dụng kho lưu trữ điện tử chính là cách lưu trữ dữ liệu an toàn nhất hiện giờ. Ngoài ra, các nền tảng này còn giúp tài liệu không bị mất, thất lạc hay hư hỏng.
>>> Xem thêm: https://businesswiki.codx.vn/phan-mem-van-phong-dien-tu
