Thực trạng nay có rất nhiều công ty gặp phải vấn đề về khả năng hiểu rõ những định nghĩa về tài liệu, phương pháp quản lý, … Còn nhiều mơ hồ, hạn chế hoặc hiểu chưa tỉ mỉ. Để thực hành tốt việc quản lý thì điều trước tiên cần thực hiện là nắm vững những định nghĩa cơ bản nhất.
Tìm hiểu tài liệu điện tử là gì?
“Tài liệu điện tử” là tài liệu được tạo dựng ở dạng thông điệp dữ liệu hình thành trong giai đoạn hoạt động của cơ quan, đơn vị, cá nhân hoặc được số hóa từ tài liệu trên các vật mang tin khác.
“Tài liệu lưu trữ điện tử” là tài liệu được kiến lập ở dạng thông điệp dữ liệu hình thành trong công đoạn hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân được chọn lựa để lưu trữ hoặc được số hóa từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác (Luật lưu trữ năm 2011).
Quản lý tài liệu là gì?
Quản lý tài liệu là công tác phản ánh hoạt động của con người ảnh hưởng đến nguồn tài liệu hiện sở hữu. Những công việc quản lý được thực hành như phân loại, sắp xếp, lưu trữ, tìm kiếm tài liệu lưu trữ, chia sẻ, …
Chi tiết quy trình quản lý tài liệu chi tiết hiệu quả nhất
Các bước quản lý tài liệu bài bản, chuyên nghiệp sẽ bao gồm 5 bước sau đây:
Bước 1. Chọn loại tủ lưu trữ tài liệu
Trong bước đầu thiết lập quy trình quản lý tài liệu và giấy tờ là chọn lựa vật dụng lưu trữ hồ sơ. Cần chọn lọc các dòng tủ chứa có nhiều ngăn và rộng rãi với nhiều kích thước khác nhau. Vì giấy tờ tài liệu gồm nhiều mẫu, điều ấy sẽ thuận lợi quản lý và phân chia tài liệu hơn.
Bước 2. Phân loại văn bản tài liệu khoa học
Bước tiếp theo là bạn cần phân loại giấy tờ. Tùy theo nhu cầu quản lý và quy định của công ty bạn mà tiến hành phân loại giấy tờ phù hợp. Gợi ý Anh chị phân cái giấy tờ theo những nhóm là tối ưu nhất.
Bước 3. Sắp xếp tài liệu của đơn vị
Sau lúc đã chọn được nơi lưu trữ và hoàn thiện khâu phân loại, thì bước tiếp theo trong quy trình chính là thực hiện các cách lưu trữ hồ sơ khoa học, bố trí chúng một cách gọn gàng. Có thể sắp đặt từ trên xuống, từ trong ra ngoài… để thuận lợi cho việc kiếm tìm và sử dụng.
Bước 4. Lập danh mục tài liệu
Nhiều người sẽ có thắc mắc vì sao phải lập danh mục giấy tờ trong quy trình quản lý tài liệu. Bởi vì, dựa vào việc lập danh mục, nhân viên văn thư hoặc người quản lý hồ sơ có thể sắp đặt, tra cứu một cách nhanh chóng, thuận tiện và dễ dàng.
Bước 5. Lưu trữ tài liệu, văn thư
Như đã nhắc ở trên, bạn có thể lưu trữ, bảo quản hồ sơ vào tủ ở vị trí nhất định. Sau ấy thực hiện quy trình lưu trữ hồ sơ bằng một tập lưu trữ theo một trong các cách sau:
- Dùng bút đánh số, ký hiệu hoặc dán các nhãn ở bìa tập tài liệu, thủ tục đã được lưu trữ
- Lưu trữ trên excel hoặc drive để lưu trữ những dữ liệu số. Dùng chức năng dẫn link để kết liên có tập tin kèm
- Nên lưu trữ những file mềm vào các folder trên máy tính hay user để thuận tiện kiếm tìm, giảm thiểu hư hỏng và tiết kiệm diện tích lưu trữ.
>>> Xem chi tiết giải pháp: Phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ
Xem thêm bài viết liên quan:
