Tìm hiểu về số hóa văn bản
là gì?
Số hóa (Digitization) là giai đoạn chuyển đổi thông tin dữ liệu trên giấy và các quy trình thủ công thành định dạng kỹ thuật số trong đó thông tin được tổ chức thành những bit và byte. Giống như quét một bức ảnh hoặc chuyển đổi một báo cáo giấy thành PDF. Dữ liệu không bị đổi thay - nó chỉ thuần tuý được mã hóa theo định dạng kỹ thuật số.
Số hóa dữ liệu là thuật ngữ trình bày thứ tự thực hiện chuyển hóa những dữ liệu dạng văn bản giấy, dữ liệu vật lý sang những dạng dữ liệu điện tử. Các dữ liệu số này có thể đọc hiểu và được lưu trữ trên những nền tảng điện tử số. Nơi lưu trữ dữ liệu số có thể là máy tính, máy chủ đám mây, … >>> Xem chi tiết: https://businesswiki.codx.vn/so-hoa-du-lieu-la-gi
Số hóa tài liệu văn bản là việc chuyển đổi những tài liệu, văn bản của doanh nghiệp (các giấy má, hình ảnh, văn bản viết tay….) sang dạng dữ liệu khoa học số mà máy tính có thể nhận diện.
>>> Tìm hiểu chi tiết: Số hóa tài liệu là gì
Chi tiết các bước số hóa văn bản chuyên nghiệp
Những bước để chuyển đổi số hóa văn bản bao gồm các bước cơ bản như sau:
Bước 1: Chuẩn bị các tài liệu cần số hóa
Ở bước này công ty cần tiến hành rà soát lại các tài liệu mà công ty mình cần số hóa trong các khâu: nhận, phân loại tài liệu đến việc tách riêng những tài liệu hư hỏng hoặc rách để tiến hành lên những phương án số hóa thích hợp.
Bước 2: Thực hiện việc Scan/Quét tài liệu
Cài đặt hệ thống scan và thiết lập hệ thống ảnh, định dạng, đặt tên tài liệu, tạo dữ liệu metadata ban đầu.
Chọn lọc vật dụng, máy quét tài liệu thích hợp với tình trạng thực tại của từng mẫu tài liệu. Đối có những những tài liệu lưu trữ thường ngày nên ứng dụng kỹ thuật scan từng tờ, đối với những tài liệu phân quyền thì nên vận dụng phương pháp bookscan chẳng hạn.
Bước 3: Kiểm tra lại nội dung các file sau khi quét
Việc rà soát lại thông báo tài liệu sau khi quét là điều cần thiết. Nhằm đảm bảo chất lượng và hạn chế sơ sót thông báo. Đối với các vấn đề nảy sinh sau khi quét mà không phù hợp nhu cầu như: bị mờ, mất góc, hay lỗi… cần tiến hành quét lại.
Bước 4: Tiến hành nhập liệu dữ liệu
Có 02 phương án để doanh nghiệp có thể ứng dụng cho quá trình nhập liệu vào hệ thống quản lý tài liệu điện tử như sau: Nhập liệu tự động và nhập liệu thủ công.
>>> Xem thêm: Hệ thống quản lý tài liệu điện tử CoDX Document
Bước 5: Thực hiện rà soát lại thông tin sau lúc nhập liệu
Tương tự như ở bước 3 chúng ta cần kiểm tra lại dữ liệu 2 lần:
- Kiểm tra 100% file đầu ra ở lần đầu
- Rà soát 30% file đầu ra sau khi kiểm tra 100% file đầu ra ở lần đầu
Bước 6: Hoàn thiện cơ sở dữ liệu
Cuối cùng chính là lựa chọn phương pháp lưu trữ dữ liệu an toàn, lưu trữ thông tin vào hệ thống máy chủ, thiết bị lưu trữ,..hoặc tích hợp mang các hạ tầng dữ liệu hoặc các hệ thống, ứng dụng nghiệp vụ khác nếu có nhu cầu.
>>> Xem giải pháp lưu trữ: https://businesswiki.codx.vn/phan-mem-luu-tru-tai-lieu-van-thu
- https://chuyendoisodoanhnghiepviet.blogspot.com/2022/07/quy-trinh-so-hoa-tai-lieu.html
- http://chuyendoisocodx.weebly.com/tin-tuc/so-hoa-la-gi-chi-tiet-quy-trinh-thuc-hien-so-hoa-cho-doanh-nghiep
- https://sohoadoanhnghiep.webflow.io/posts/so-hoa-tai-lieu-la-gi-quy-trinh-thuc-hien-nhu-the-nao
- https://phanmemcodx.wixsite.com/chuyendoiso/post/so-hoa-tai-lieu-chuyen-doi-so-cho-doanh-nghiep-nhu-the-nao
- https://chuyendoisodoanhnghiepcodx.wordpress.com/2022/07/21/so-hoa-du-lieu-la-gi/
- https://chuyendoisodoanhnghiepcodx.hashnode.dev/quy-trinh-so-hoa-tai-lieu-van-ban-chuyen-nghiep-cho-doanh-nghiep
